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Protocollo

Esegui la protocollazione digitale e la gestione documentale
in modo corretto, efficiente, facile e tracciato.

COS’È

È la soluzione di protocollo informatico completamente integrata in Traspare in grado di dialogare agevolmente con ulteriori moduli per l'ottimizzazione di numerose funzionalità. Facile ed innovativo strumento per la protocollazione digitale e la gestione documentale, supporta efficacemente le attività quotidiane della PA.

AMBITI OPERATIVI

Il modulo esegue l’intero iter di protocollazione secondo quanto definito dalla normativa vigente. Gestisce tutte le attività di protocollo, workflow documentale, pubblicazione nell’Albo Pretorio, inserimento nell’Amministrazione Trasparente e conservazione sostitutiva digitale, in modo agevole e con procedure altamente automatizzate.

NORMATIVA

Il protocollo informatico è richiesto in via obbligatoria al complesso delle pubbliche amministrazioni. Il principale riferimento normativo in merito è dato dal DPR del 28 dicembre 2000, n. 445, ovvero dal "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".

Il modulo elimina i tempi di protocollazione manuale con registri cartacei, ottimizza il flusso documentale ed agevola nei tempi e nei costi l’accesso ai procedimenti da parte di cittadini e imprese. Favorisce, al contempo, la trasparenza e la semplificazione amministrativa.

Cosa fa

Funzioni e servizi utilizzabili all'interno del modulo.

SEGNATURA E OPZIONI

  • Gestione segnatura: identificazione univoca del protocollo mediante apposizione di un’etichetta al documento protocollato;
  • integrazione della nuova segnatura.xml secondo le Linee Guida AgID;
  • integrazione del Sigillo Elettronico Qualificato secondo le Linee Guida AgID;
  • registrazione dei documenti in ingresso, in uscita ed interni;
  • classificazione secondo le voci di titolario, sempre completamente personalizzabili dall’Ente;
  • classificazione secondo la tipologia di documento per l'assegnazione automatica alle strutture dell'Ente;
  • gestione di più serie di repertorio così da avere un progressivo ulteriore per meglio separare le varie tipologie di documento;
  • fascicolazione dei documenti in base alle vigenti regole archivistiche con possibilità di avere fascicoli legati ad un affare/procedimento e fascicoli legati ad una persona.

PREVIEW E ADEMPIMENTI

  • Visualizzazione informazioni di protocollo dettagliate con preview del documento direttamente dall’applicazione senza la necessità di scaricare il documento;
  • invio automatico dei documenti previsti in Conservazione Sostitutiva;
  • registro giornaliero di protocollo inviato automaticamente in Conservazione Sostitutiva, come stabilito dalle norme vigenti, e possibilità di stampare registri personalizzati e filtrati per chiave di ricerca di varia tipologia;
  • pubblicazione automatica dei documenti gestiti sull’Albo Pretorio;
  • pubblicazione automatica dei documenti gestiti sull’Amministrazione Trasparente;
  • archiviazione caselle PEC in spazio dedicato e in Conservazione Sostitutiva.

ANAGRAFICA E ANNULLAMENTO

  • Gestione anagrafica: agevole redazione della rubrica per persone fisiche e giuridiche;
  • generazione automatica della ricevuta di protocollo in piattaforma;
  • possibilità di richiedere l’annullamento di un protocollo, nel rispetto delle norme vigenti;
  • collegamento tra protocolli in merito a qualsiasi procedura o affare, con traccia dell’intera catena dei protocolli generati.

WORKFLOW E WEBMAIL

  • Workflow intuitivo: gestione di interfacce virtuali comprensive delle attività di assegnazione (per competenza o conoscenza), presa in carico, impostazione attività, riassegnazione, rifiuto e smistamento;
  • protocollazione automatica email e PEC in entrata;
  • filtraggio dati mediante tutte le tipologie di informazioni registrate e ricerca rapida per numero di protocollo o oggetto;
  • gestione completa del registro di emergenza;
  • webmail interna al protocollo in grado di gestire più account, così da poter protocollare facilmente l’intera email o i suoi allegati;
  • statistiche di lavorazione filtrabili per strutture dell'Ente.

Vantaggi

Punti di forza del modulo.

EFFICIENTE

  • Elevata automazione delle funzioni occorrenti al protocollo digitale;
  • elevata personalizzazione delle scelte opzionali;
  • notevole riduzione di errori dovuta al minor intervento umano;
  • riduzione di tempi e costi operativi.

COMPLETO

  • Assolvimento rapido e semplice degli obblighi di legge;
  • completezza degli strumenti richiesti;
  • flusso di lavoro fluido e coordinato fra differenti ambiti operativi;
  • accesso facilitato ai documenti da parte di soggetti interni ed esterni all'Ente.

Anteprima Modulo

Interfaccia intuitiva e responsiva secondo le linee guida AGID.

PIÙ INFORMAZIONI

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e per richiedere preventivi personalizzati.

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