Dal 1° Gennaio 2022 è entrato in vigore l’obbligo normativo del Sigillo Elettronico Qualificato e della nuova segnatura di protocollo, così come da Linee Guida AgID nella versione aggiornata maggio 2021 (Determinazione n. 371/2021). Gli Enti, pertanto, sono chiamati ad aggiornare i propri sistemi informatici al fine di ottemperare a tale disposizione. La L&G Solution ha adottato la soluzione tecnologica di Namirial (Certification Authority), già implementata nella piattaforma Traspare, che consente ai clienti del Protocollo informatico di adempiere perfettamente alle nuove prescrizioni in maniera rapida e semplice.
Di seguito le principali novità introdotte dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Allegato 5 e 6), così come integrate in Traspare:
- Conservazione Sostitutiva a Norma: per ogni tipologia di documento informatico sono stati aggiornati i metadati ad esso associati; la piattaforma, durante l’invio in conservazione, genera automaticamente l’IPDV (Indice del Pacchetto di Versamento) in formato XML con i nuovi metadati.
- Nuova segnatura di protocollo: Traspare genera, contestualmente alla protocollazione di un documento informatico, la segnatura con le nuove specifiche AgID creando il file Segnatura.xml che accompagna il protocollo nell’invio ad un’amministrazione esterna (comunicazione tra Aree Organizzative Omogenee di documenti amministrativi).
- Sigillo Elettronico Qualificato: introdotto per assicurare l’autenticità e l’integrità della segnatura di protocollo, è l’equivalente di una firma digitale riferita, in questo caso, ad una persona giuridica. Permette, quindi, di risalire con certezza ad una persona giuridica attraverso la denominazione e la partiva iva o codice fiscale, senza alcun riferimento alla persona fisica o all’applicativo informatico che lo ha utilizzato materialmente. Un processo che in Traspare è, anche in questo caso, semplice ed automatizzato: dopo aver generato il file di segnatura.xml, la piattaforma procede infatti automaticamente alla firma del documento apponendo il sigillo elettronico qualificato. L’apposizione avviene in tutti quei casi in cui il documento informatico sia indirizzato verso un’altra AOO, ossia in uscita verso una pubblica amministrazione. La piattaforma provvede altresì ad apporre automaticamente il sigillo al Registro Giornaliero di Protocollo, redatto quotidianamente ed inviato al sistema di Conservazione Sostitutiva a Norma.
Il certificato di sigillo ha validità di tre anni e può essere acquistato sul portale MePA – codice articolo SIGTRASP36M (riferito ad attivazione e canone primi tre anni) – o direttamente in piattaforma per i clienti che hanno già attivato il modulo Protocollo di Traspare.
Per ulteriori informazioni contattare il proprio referente commerciale oppure la segreteria commerciale al numero 0881 66 51 31.
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